• soll durch seine Zielsetzung, inhaltliche Orientierung oder die Art der Empfänger Kultur und Medien thematisieren. Bekanntlich ist dies ein weites Feld, daher wird bei der Prüfung von Neueinträgen auch ein "erweiterter Kulturbegriff" zu Grunde gelegt, der neben den traditionellen Kunstsparten z.B. auch Architektur, Design, Soziokultur sowie Verdienste um die "Politische Kultur" einschließt (u.a. Preise für Frieden und Verständigung); andererseits bleiben etwa reine Wissenschaftspreise (jenseits einiger Beispiele aus den Kulturwissenschaften) außen vor.
  
• soll tatsächlich eine Auszeichnung oder Förderung der Empfänger/innen bewirken (können), also mehr als nur eigene, etwa kommerzielle Zielsetzungen des Organisators verfolgen - deshalb kann man sich auch nicht ins Handbuch "einkaufen";
• soll im Normalfall regelmäßig vergeben werden, also z.B. alle 2 oder 4 Jahre. "Eintagsfliegen" möchten wir vermeiden. Ublicherweise gibt es hier ein Statut oder eine (überprüfbare) Haushaltsposition als gesicherte Grundlage für eine dauerhafte Vergabe; 
• soll ein Echo bzw. eine Wirkung über eine kleine lokale Szene hinaus haben (u.a. deshalb, weil wir sonst kaum etwas darüber erfahren könnten). Eine mindestens regionale Bedeutung kann ein Preis z.B. auch dadurch erhalten, dass bei seiner Vergabe Juroren oder Fachleute aus anderen Orten mitwirken. Vor allem aber:
  
• er soll sich normalerweise an Professionelle richten oder mindestens an Studierende, die eine berufliche Tätigkeit im Kultur- und Medienbereich anstreben. Einige – jeweils besonders gekennzeichnete – Ausnahmen wurden im Handbuch von Beginn an bei bekannten, i.d.R. nationalen oder internationalen Laienwettbewerben gemacht oder bei in größere Qualifizierungskonzepte einbezogenen Jugendwettbewerben wie "Jugend Musiziert", vor allem in Sparten wie Musik oder Tanz, wo die Ausbildung generell sehr früh beginnt. Unter "Sonstige" finden sich ebenfalls verschiedene bundesweite Preise und Wettbewerbe, die sich der Natur der Sache nach vor allem an Schüler oder Jugendliche richten. Mit wenigen Beispielen werden dort im sozio-kulturellen Bereich auch bestimmte Auszeichnungen auf örtlicher Ebene charakterisiert, von denen in den Städten und Gemeinden noch viele hundert ähnliche existieren.

Die unter 4. und 5. genannten Einschränkungen erklären sich nicht zuletzt aus der Hauptaufgabe des Handbuchs und dieser Internet-Präsenz, nämlich:

Das "Handbuch der Kulturpreise" - und entsprechend auch "Kulturpreise Online" - soll bundesweit und international mehr Transparenz im  unübersichtlichen Feld der individuellen Künstler- und Kulturförderung schaffen.

Hier noch einige weitere Hinweise zu den Einträgen in der Online-Version des Handbuchs:

• Die Informationen wurden zunächst aus der Datenbank des letzten gedruckten Handbuches generiert und, soweit möglich, aktualisiert, was bei den ständigen Veränderungen in der "Preiselandschaft" und den sich z.T. widersprechenden Informationen im Internet nicht immer einfach war und unvollständige oder fehlerhafte Einträge nicht grundsätzlich ausschließen kann.
  
• Schon deshalb war und ist es wichtig, dass sich die Organisatoren der Preise und Fördermaßnahmen über die interaktiven Funktionen dieser Internet-Präsenz selbst an deren Aktualisierung beteiligen und auch neue oder noch nicht erfasste Auszeichnungen beisteuern - was zunehmend geschieht.
  
• Wie schon in den gedruckten Handbüchern wird bei der Online-Darstellung der einzelnen Auszeichnungen auf knappe, übersichtliche und sachliche Angaben Wert gelegt. Umfangreiche, z.B. historische Darstellungen oder "Eigenlob" (z.B. "...ist der bedeutendste deutsche Literaturpreis" etc.) sollten vermieden werden.
  
• Eine Ergänzung der für die Auslober auch in Zukunft  kostenfreien Basiseinträge durch Zusatzdarstellungen mit Bildern, Textdokumenten (z.B. Preissatzungen), Filmen und Tondokumenten (z.B. Laudatios bei Verleihungen) ist in Planung.
  
• Auch aus Gründen der besseren Vergleich- und Auswertbarkeit (z.B. in Registern oder Suchfunktionen) sind notwendige redaktionelle Änderungen durch den Herausgeber oder seine Beauftragten jederzeit möglich. Ein Anspruch auf die Publikation eines bestimmten Textes oder generell auf Aufnahme in die Datenbank besteht nicht.
  
• Die Online-Version listet in der Regel (d.h. außer bei Nachträgen vorher nicht erfasster Auszeichnungen) nur Preisträger oder Jurymitglieder ab dem Jahr  2000. Frühere Empfänger und Gremien sind in den Handbuch-Versionen von 1978, 1985, 1994 und 2001 enthalten. Eine Gesamtpublikation wichtiger Preise mit allen Empfängern in Buchform ist jedoch in Planung.